Prós e contras de inserir dados no Excel


Inserindo os dados corretamente em uma planilha a primeira vez que evita problemas posteriores e torna-lo mais fácil de usar o Excel ferramentas e funcionalidades, tais como e . Este tutorial cobre o básico prós e contras de entrar em programas de planilhas como o Excel e Open Office Calc.

Instruções neste artigo aplica ao Excel 2019, 2016, De 2013, De 2010; Excel para Mac, Excel para o Office 365 e o Excel Online.

Excel Entrada De Dados Visão Geral

Folhas de cálculo do Excel são poderosas ferramentas de análise de dados que armazenam grandes quantidades de dados. Certifique-se de que os seus dados são exibidos e analisados corretamente usando o Excel melhores práticas para entrada de dados.

7 DO

Estes são os top dos e o que não fazer para manter em mente quando usando o Excel:

  • Fazer plano de sua planilha.
  • Não deixe em branco, linhas ou colunas ao inserir dados relacionados.
  • Não salvar com freqüência e salvar em dois lugares.
  • Não use os números como cabeçalhos de coluna e não incluem unidades com os dados.
  • Não utilizar referências de célula e nomes de intervalos em fórmulas.
  • Não deixe de células que contêm fórmulas desbloqueado.
  • Fazer a classificação dos dados.

Fazer Plano De Sua Planilha

Quando , é uma boa idéia para planejar antes de começar a escrever. Decidir como a planilha será usada, os dados que ele irá conter, e o que será feito com os dados. Essas decisões afetam significativamente o layout final da planilha.

Planejamento antes de escrever economiza tempo mais tarde, se a planilha precisa ser reorganizado para torná-lo mais eficiente.

Aqui estão alguns pontos a considerar quando planejar suas pastas de trabalho do Excel:

  • Qual é o propósito da planilha?
  • Quanto dados da folha de cálculo segurar?
  • São gráficos necessários?
  • Será que a planilha será impressa?

Qual É o Propósito da Planilha?

O objetivo da planilha determina a localização dos dados, pois as informações mais críticas tem de ser visível e facilmente acessível. Se os seus dados requer cálculos, cálculos determinar quais as fórmulas e são necessários e onde as fórmulas devem ser inseridos.

Quanto Dados da folha de cálculo Segurar?

A quantidade de dados a planilha inicialmente, segure e quanto vai ser adicionado a ele mais tarde, determina o número de planilhas que você vai precisar para a pasta de trabalho.

Aqui estão algumas dicas:

  • Não espalhe seus dados para fora demasiado. Quando os dados estão contidas em várias planilhas, informações específicas podem ser difíceis de encontrar. Além disso, os cálculos que abranjam múltiplas folhas de cálculo ou livros afetar Excel desempenho.
  • Para as grandes , apresentar significativa totais de coluna acima os títulos de coluna, em vez de na parte inferior da folha de cálculo para encontrar o resumo de informações rapidamente.

São Gráficos Necessários?

Se todos ou parte dos dados será utilizado em um gráfico ou gráficos, isso poderia afetar o layout das informações.

Siga as melhores práticas ao utilizar gráficos:

  • Dependendo do tipo de gráfico, os dados precisam ser agrupados de forma diferente. Por exemplo, criar uma área de resumo para gráficos de pizza.
  • Para folhas de cálculo, mover gráficos para páginas separadas, de modo que as folhas de cálculo não estão lotados com dados e imagens.

Será que a Planilha Será Impressa?

Como organizar os dados depende de como os dados serão impressos. Será que todos os dados sejam impressos ou apenas alguns dos dados? Os dados serão impressos no layout retrato ou paisagem?

Quando a impressão de folhas de cálculo, mantenha estas dicas em mente:

  • Se a planilha é impressa usando o modo de exibição de retrato em papel tamanho carta (8,5″ x 11″), colocar a maior parte dos dados em linhas em algumas colunas. Desta forma, os títulos são visíveis em uma folha.
  • Se a planilha é impressa em várias folhas, na parte superior de cada página. Cabeçalhos de coluna fornecer uma visão geral dos dados e tornar os dados mais acessíveis e de fácil leitura.
  • Se várias colunas de dados são impressos, use paisagem de layout para manter todos os títulos em uma página. Novamente, se várias folhas forem necessárias, imprimir os cabeçalhos de coluna na parte superior de cada página.
  • Se a folha de cálculo contém gráficos, mova as cartas para uma folha separada, antes de imprimir o livro.

Não Deixe Linhas em Branco ou Colunas Ao Inserir Dados Relacionados

Em branco ou em tabelas de dados ou relacionados com intervalos de dados torna difícil de usar adequadamente vários de Excel características, tais como gráficos, tabelas dinâmicas e funções específicas.

Até mesmo as células em branco em uma linha ou coluna que contém dados pode causar problemas, como mostrado na imagem abaixo.

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A ausência de espaços vazios ajuda do Excel detectar e selecionar os dados relacionados ao utilizar uma variedade de recursos, tais como , a filtragem, ou Autosoma.

Quando você quiser quebrar o backup de dados para facilitar a leitura, use fronteiras ou formato de títulos e rótulos. Usar sinais visuais, como texto em negrito, linhas e células de cor para separar e destacar os dados.

Siga essas dicas quando se trabalha com dados em linhas e colunas:

  • Coloque um título descritivo no topo da primeira coluna da tabela com os dados abaixo.
  • Se existir mais do que uma série de dados, lista-los um após o outro em colunas (da esquerda para a direita) com o título de cada série de dados na parte superior.

Manter Dados Não Relacionados Separado

Mantendo os dados relacionados em conjunto é essencial, ele também é útil para separar relacionado de dados. Deixe em branco as colunas ou as linhas entre diferentes intervalos de dados ou outros dados na folha de cálculo, de modo que o Excel seleciona o correto relacionados intervalos ou tabelas de dados.

Salvar Com Freqüência

A importância de salvar seu trabalho com freqüência não pode ser exagerada, ou declarou muitas vezes. Se você usar uma web baseada em folha de cálculo, tais como Planilhas do Google ou Excel Online, a poupança não é um problema. Esses programas não têm uma opção de salvar. Em vez disso, as planilhas são salvos automaticamente para o seu cloud conta com o recurso de salvamento automático.

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Para a área de trabalho programas de planilha, salve o seu trabalho depois de duas ou três alterações. Por exemplo, salvar depois de adicionar dados, formatado cabeçalhos de coluna, ou entrou em uma fórmula. Pelo menos, salvar seu trabalho a cada dois ou três minutos.

Mesmo que a estabilidade dos computadores e software de computador melhorou drasticamente ao longo do tempo, o software ainda falhas, falhas de energia acontecer, e outras pessoas, às vezes, viagem sobre o cabo de alimentação e retire-o da tomada de parede. E quando acontecem acidentes, perda de dados aumenta sua carga de trabalho, como você reconstruir o que você já fez.

O Excel tem um recurso de salvamento automático, que geralmente funciona muito bem, mas você não deve confiar plenamente nele. Adquira o hábito de proteger seus dados com freqüentes salva.

Atalho para o Verão

Você não tem que mover o mouse para a faixa de opções e clique nos ícones para salvar seu trabalho. Em vez disso, ter o hábito de combinação. Quando quiser salvar a sua folha de cálculo, prima Ctrl+S.

Salvar em Dois Lugares

É importante, também, em dois locais diferentes. O segundo local é uma cópia de segurança. O melhor de cópia de segurança é aquele que está em um local físico diferente do original.

Quando guardar uma cópia de segurança copie as pastas de trabalho, considere a possibilidade de salvar arquivos para sua conta de nuvem. Quando as pastas de trabalho são armazenados no seu computador e na nuvem, você não só tem uma cópia de backup na nuvem, mas a nuvem é projetado com backups redundantes que significa que os seus dados são armazenados em vários servidores.

Baseado Em Nuvem Backups

Mais uma vez, fazer uma cópia de segurança não tem de ser uma tarefa demorada.

Se a segurança não é um problema, como se a folha de cálculo é uma lista de seu DVD, é provavelmente suficiente para e-mail-se uma cópia. Se a segurança é um problema, o armazenamento em nuvem é uma opção.

No caso de planilhas on-line, o programa de proprietários de fazer backup de seus servidores, e isso inclui todos os dados do usuário. Mas, para ser seguro, o download de uma cópia do arquivo para o seu computador.

Não Use os Números como Cabeçalhos de Coluna e não Incluem Unidades com os Dados

Não use títulos no topo das colunas e no início de linhas para identificar os dados, títulos de efectuar operações, tais como a classificação mais simples. Mas não use os números como 2012, 2013, e assim por diante, como títulos.

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Como mostrado na imagem acima, cabeçalhos de linha e coluna que são números que podem ser inadvertidamente incluídas nos cálculos. Se as fórmulas contêm funções que, automaticamente, selecione o intervalo de dados para a função , tais como , números de títulos de coluna irá causar um problema.

Normalmente, tais funções, que incluem também e , em primeiro lugar olhar para colunas de números e, em seguida, olhar para a esquerda para uma linha de números. Os títulos que são números que serão incluídos no intervalo selecionado.

Os números que são usados como títulos de linha podem ser confundidos como outro se seleccionadas como parte de um intervalo para um gráfico, em vez de como as etiquetas dos eixos.

ou criar rótulos de texto precedendo cada número com um apóstrofo ( ‘ ), como ‘2012 e ‘2013. O apóstrofo não mostra na célula, mas não altera o número de dados de texto.

Manter as Unidades em Títulos

Não insira a moeda, a temperatura, a distância, ou de outras unidades em cada célula com o número de dados. Se você fizer isso, há uma chance de que o Excel ou as Planilhas do Google exibir todos os seus dados como texto.

Em vez disso, colocar as unidades em os títulos na parte superior da coluna para assegurar que os títulos são em formato de texto e não criar um problema.

Texto para a Esquerda, os Números para a Direita

Uma maneira rápida de saber se você tem o texto ou o número de dados é verificar o alinhamento dos dados em uma célula. Por padrão, os dados de texto é alinhado à esquerda em Excel e Planilhas do Google, e o número de dados é alinhado à direita em uma célula.

Embora este padrão de alinhamento podem ser alteradas, a formatação deve ser aplicada depois de todos os dados e fórmulas estão inseridos. O alinhamento padrão dá a você uma idéia se os dados são formatados corretamente na folha de cálculo.

Por cento e Símbolos de Moeda

A melhor prática para a inserção de dados numa folha de cálculo é inserir o simples número e, em seguida, formatar a célula para exibir o número corretamente, por exemplo, como uma porcentagem ou como moeda.

Excel e Planilhas do Google reconhecer por cento símbolos que são digitados em uma célula junto com o número. Esses aplicativos também aceitar a moeda comum de símbolos, tais como o sinal de cifrão ($) ou o símbolo de libra esterlina (£) se você digitá-los em uma célula junto com o número de dados, mas outros símbolos de moeda, tais como o Rand Sul-Africano (R), é interpretado como texto.

Para evitar potenciais problemas, digite o valor e, em seguida, em vez de digitar o símbolo de moeda.

Utilizar Referências de Célula e nomes de Intervalos em Fórmulas

Ambas as referências de célula e nomes de intervalos pode ser e deve ser usada em fórmulas para manter as fórmulas e a planilha inteira, livre de erros e up-to-date.

Usando intervalos nomeados e referências de célula em fórmulas

são uma combinação da letra da coluna e número da linha de uma , como A1, B23, e W987. Referências de célula identificar a localização de dados em uma planilha.

Um intervalo ou nome definido é semelhante a uma referência de célula em que ele é usado para identificar uma célula ou intervalo de células em uma planilha.

A referência de Dados em Fórmulas

As fórmulas são usadas no Excel para fazer cálculos, tais como adição ou subtracção.

Se os números estão em fórmulas como:

= 5 + 3

Cada vez que as alterações de dados, você terá que editar a fórmula. Então, se os novos números são de 7 e 6 anos, a fórmula passa a ser:

= 7 + 6

Como alternativa, se você inserir os dados nas células da folha de cálculo e, em seguida, utilizar referências de célula ou intervalo de nomes na fórmula em vez de números.

Se você digitar o número 5 na célula A1 e 3 na célula A2, a fórmula passa a ser:

= A1 + A2

Para atualizar os dados, você precisará alterar o conteúdo das células A1 e A2, mas manter a fórmula de como ele é. O Excel atualiza automaticamente os resultados da fórmula.

Este método é útil quando a folha de cálculo contém fórmulas complicadas e quando várias fórmulas de referência os mesmos dados. Em seguida, você poderá apenas alterar os dados em um único local, que por sua vez atualiza as fórmulas que fazem referência a ele.

Referências a células e intervalos nomeados, também, fazer planilhas mais segura, protegendo as fórmulas de alterações acidentais deixando as células de dados que mudam acessível.

Ponto de Dados

Outro recurso do Excel e Planilhas do Google é que as referências de célula ou intervalo de nomes pode ser inserido em fórmulas usando o que envolve clicando em uma célula para inserir a referência para a fórmula. Apontando reduz a possibilidade de erros de digitação errada referência de célula ou erro de ortografia de um nome de intervalo.

O uso de Intervalos Nomeados para Selecionar Dados

Dando uma área de dados relacionados com um nome torna mais fácil para selecionar os dados que vão ser ordenados ou filtrados.

Se o tamanho da área de dados alterações .

Não Deixe de Células que Contêm Fórmulas Desbloqueado

Depois de gastar tanto tempo fazendo suas fórmulas corretas e usando o bom referências de célula, muitas pessoas cometem o erro de deixar as fórmulas vulneráveis a danos acidentais ou não intencionais alterações.

Bloquear as células que contêm as fórmulas se você usar referências de células ou intervalos nomeados. Se necessário, proteger com senha células para mantê-los seguros.

Como bloquear células e proteger dados em planilhas do Excel

Ao mesmo tempo, deixar as células que contêm os dados desbloqueado de modo a que os utilizadores podem introduzir alterações e manter a planilha de up-to-date.

Protegendo uma planilha ou pasta de trabalho é um processo de duas etapas:

  • .
  • Proteger a folha de cálculo através da adição de uma senha.

Fazer Um Tipo De Dados

depois de ter acabado de entrar. Trabalhar com pequenas quantidades de dados não classificados no Excel ou no Google Folhas geralmente não é um problema, mas como a planilha torna-se maior, torna-se difícil trabalhar com ele de forma eficiente.

Classificar dados após ter sido digitado no Excel

Dados classificados é mais fácil de entender e analisar. Algumas funções e ferramentas, tais como e , exigem dados classificados para retornar os resultados precisos.

Também, para detectar tendências que não estão óbvias à primeira.

Selecione o Datum Ser Classificados

O Excel necessita para saber o intervalo exato que você precisa para se classificar, e identifica áreas de dados relacionados, se houver:

  • Sem linhas em branco ou colunas dentro de uma área de dados relacionados.
  • Linhas em branco e colunas entre as áreas de dados relacionados.

O Excel também determina se os dados de área e exclui a linha da classificação.

No entanto, permitindo que o Excel para selecionar o intervalo para a classificação pode ser arriscado, especialmente com grandes quantidades de dados que são difíceis de verificar.

Utilize Nomes para Selecionar Dados

Para garantir que os dados corretos é selecionado, realce o intervalo antes de iniciar a classificação. Se você planeja para classificar o mesmo intervalo de dados repetidamente, a melhor abordagem é a de dar um nome a ele.

Quando você classificar um intervalo de dados, escreva o nome ou seleccione-o associado lista suspensa. O Excel automaticamente destaca a corrigir o intervalo de dados na folha de cálculo.

Ordenação de Linhas e Colunas Ocultas

O Excel não inclui de dados quando a classificação, portanto, essas linhas e colunas deve ser antes de a espécie ocorre. Por exemplo, se a linha 7 está escondido dentro de um intervalo de dados a que irá ser classificada, ela vai continuar como linha 7 e não ser movido para o local correto na pasta de dados ordenados.

O mesmo vale para as colunas de dados. envolve reordenar as colunas de dados, mas se a Coluna B está escondido antes da ordenação, irá manter-se como Coluna B após a ordenação.

Armazenar Números como Números de

Verifique se todos os números estão formatadas como números. Se os resultados não forem os esperados, a coluna pode conter números armazenados como texto e não como números. Por exemplo, números negativos importados de alguns sistemas de contabilidade ou de um número digitado com um apóstrofo () são armazenados como texto.

Quando os dados são classificados imediatamente com o A-Z ou a -Z de Um botão, as coisas podem dar errado. Se houver uma linha em branco ou colunas em branco nos dados, alguns dos dados de classificação e alguns não. A maneira mais fácil para garantir que você tenha selecionado o intervalo correto de dados antes de classificação é dar-lhe um nome.

Se for seleccionada uma única célula, o Excel estende a seleção de uma faixa (muito parecido com o pressionar Ctrl+Shift+8), delimitada por uma ou mais colunas em branco e linhas. Em seguida, ele examina a primeira linha do intervalo selecionado para determinar se ele contém informações de cabeçalho ou não.

Cabeçalhos de coluna deve atender às rígidas diretrizes antes que o Excel reconhece-lo como um cabeçalho. Por exemplo, se houver células em branco na linha de cabeçalho, o Excel pode pensar que ele não é um cabeçalho. Da mesma forma, se a linha de cabeçalho é formatado o mesmo que as outras linhas no intervalo de dados, o Excel poderá não reconhecer o cabeçalho. Além disso, se uma tabela de dados é composto de texto e a linha de cabeçalho contém nada, mas o texto, o Excel não reconhece a linha de cabeçalho; a linha de cabeçalho olha só como outra linha de dados para o Excel.

O Excel classifica somente depois do intervalo é selecionado e o Excel determina se há uma linha de cabeçalho. Os resultados da classificação depende se o Excel tem tanto a seleção de intervalo e a linha de cabeçalho de determinação do direito. Por exemplo, se o Excel não acho que há uma linha de cabeçalho e, em seguida, o cabeçalho é classificada no corpo de dados.

Para certificar-se de que o seu intervalo de dados é reconhecida corretamente, use o Ctrl+Shift+8 atalho para ver o que o Excel seleciona. Se ele não corresponder as suas expectativas e, em seguida, modificar o caráter de dados em sua tabela, ou selecione o intervalo de dados antes de utilizar o Tipo de caixa de diálogo.

Para garantir que os títulos são reconhecidos corretamente, use o Ctrl+Shift+8 atalho para selecionar o intervalo de dados e, em seguida, olhar para a primeira linha. Se o cabeçalho tem células em branco entre os selecionados na primeira linha, a primeira linha é formatada assim como a segunda linha, ou se você selecionou mais de uma linha de cabeçalho e, em seguida, o Excel assume que não há nenhuma linha de cabeçalho. Para corrigir isso, faça as alterações na linha de cabeçalho para se certificar de que o Excel reconhece-los.

Se a sua tabela de dados usa multi-cabeçalhos de linha, o Excel pode ter um tempo difícil reconhecê-los. O problema é agravado quando você espera do Excel para incluir linhas em branco no cabeçalho; ele simplesmente não pode fazê-lo automaticamente. No entanto, você pode selecionar as linhas a ser classificados antes de fazer a classificação. Em outras palavras, seja específico no que você quer Excel para ordenar; não deixe que o Excel faça os pressupostos para você.

Armazenar Datas e Horários como Texto

Se os resultados da classificação por data não saem conforme o esperado, os dados da coluna que contém a chave de classificação pode conter datas ou horas armazenados como dados de texto ao invés de números (datas e horários são formatados número de dados).

Na imagem acima, o registro de A. Peterson terminou no fundo da lista, quando, com base em captação data de 5 de novembro, 2014, ele deve estar acima de um para A. Wilson, que também tem um empréstimo data de 5 de novembro. A razão para os resultados inesperados é que o empréstimo data para A. Peterson foi armazenado como texto, em vez de um número.

Dados mistos e Rápida o Tipo

Quando utilizar o rápido método de classificação, com os registros que contenham o texto e o número de dados, o Excel classifica o número e dados de texto separadamente, colocando os registros com dados de texto na parte inferior da lista ordenada.

O Excel também pode incluir cabeçalhos de coluna na ordenação de resultados, interpretá-los como apenas uma outra linha de dados de texto em vez de como os nomes de campo para a tabela de dados.

Classificação Avisos

Quando utilizar a caixa de diálogo Classificar, mesmo para o tipo em uma coluna, o Excel pode exibir um aviso de que ele encontrou de dados armazenados como texto e dá as seguintes opções:

  • Classificar qualquer coisa que se parece com um número como um número.
  • Ordenar números e números armazenados como texto em separado.

A primeira opção coloca os dados de texto no local correto dos resultados de classificação. A segunda opção coloca os registros que contém dados de texto na parte inferior dos resultados da classificação, assim como faz com o quick tipos.

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